Numerose aziende italiane, dichiarando di avere beneficiato di ottimi risultati complessivi, hanno già implementato da tempo la scelta di ricorrere alle aste elettroniche.
GR ADVISORY presenta un case study raffrontando due clienti che hanno già scelto un servizio di aste elettroniche e di altri due che invece hanno ancora dubbi.

  1. Parco auto mediamente >100 veicoli
  2. Contratti di noleggio principalmente di 48 mesi e 130.000 km.

 

SITUAZIONE INIZIALE

Tre considerazioni preliminari.

  1. Le aziende con flotta si possono nettamente dividere tra favorevoli o contrarie alle aste. Chi ha scelto di utilizzare le aste ha ottenuto grandi risultati e non sembra nemmeno considerare l’ipotesi di un ripensamento; chi non ha mai utilizzato questo strumento sembra restio anche solo ad approfondire il tema.
  2. La tipologia delle argomentazioni si limitano a un generico ed astratto elenco del perché le aste funzionano o non funzionano.
  3. Il fornitore di flotte aziendali esprime naturalmente un giudizio negativo sulla negoziazione elettronica, perché questa innesca una forte componente concorrenziale che causa una diminuzione del canone e una perdita secca di marginalità. Registriamo che l’argomentazione più frequentemente utilizzata si riassume con il seguente slogan: “Il servizio di noleggio non è una commodity”.

 

SOLUZIONI

L’analisi di GR ADVISORY evidenzia come i diversi attori che prendono parte a questo business model concordano sulle enormi potenzialità e sulle possibilità reali di raggiungere una classica situazione win-win, laddove l’efficienza del processo, la riduzione della tempistica e la canalizzazione dei volumi rappresentano un vantaggio per tutti i diversi player.

È stato così possibile individuare quattro categorie di vantaggi che le società acquirenti dichiarano di perseguire.

  • Vantaggi di processo: strutturazione dell’intero processo negoziale e maggiore grado di presidio.
    Tanto le RFx (Request for Information e Request for Quotation) quanto la negoziazione in senso stretto consentono di supportare in modo ottimale tutte le fasi di individuazione del fornitore, scouting e trattativa commerciale connesse ad un servizio in cui vi sono numerosi elementi che contribuiscono alla configurazione del prezzo (i modelli in car policy, i servizi richiesti, i diversi livelli di servizio) e un gran numero di combinazioni possibili. Quali i vantaggi? I template utilizzati richiedono un’esplicitazione chiara e puntuale dei servizi richiesti e dei relativi SLA associati; inoltre i potenziali fornitori potranno dare informazioni e soprattutto quotazioni solo e soltanto per la combinazione ottimale definita dalla società. Le varie informazioni e quotazioni sottoposte saranno conservate in un repository informativo strutturato, sicuro e disponibile per eventuali controlli futuri.
  • Riduzione delle tempistiche
    In considerazione della rilevanza della spesa (la spesa collegata alla flotta aziendale e alla mobilità è quasi sempre fra le top 3 categorie di acquisti indiretti), del turnover aziendale fisiologico e delle revisioni di car policy, il fleet manager è spesso costretto ad operare in condizioni di urgenza. L’intero processo di negoziazione elettronica è scandito in fasi che hanno tempistiche predefinite che devono essere necessariamente rispettate dal fornitore, pena l’esclusione.
  • Aumento concorrenzialità e saving
    La configurazione strutturale del comparto industriale delle flotte aziendali è uno degli elementi maggiormente abilitanti l’applicabilità e l’efficacia degli strumenti di e-procurement: pluralità di fornitori, assenza di asimmetrie informative rilevanti, ampia disponibilità del bene/servizio, presenza di meccanismi concorrenziali spinti. Una negoziazione elettronica è un evento sorprendente: la società cliente può arrivare a ricevere oltre 50 offerte economiche provenienti dai 4/6 fornitori qualificati e ogni offerta, per essere sottoposta, deve essere necessariamente inferiore alla precedente. Riteniamo che una tale dinamica competitiva non potrebbe in alcun modo essere replicata in una negoziazione tradizionale.
  • Trasparenza
    Talvolta ignorata o sottovalutata, la trasparenza complessiva (degli eventi, delle informazioni richieste e ricevute, delle quotazioni economiche) è uno degli elementi di maggiore rilievo. In un contesto negoziale tradizionale, per evitare un confronto diretto e spesso sfavorevole di canoni di noleggio, alcuni fornitori provano a costruire un mix prodotto/servizio parzialmente divergente da quello richiesto cercando di ottenere un recupero indiretto di competitività. La negoziazione elettronica inibisce questo rischio: ogni quotazione si deve riferire solo alla combinazione prodotti/servizi richiesti dalla Società. Risulta così trasparente il flusso degli eventi e la relativa tempistica: dati e documenti rimangono in un repository documentale disponibile per eventuali verifiche successive da società di revisione, per internal auditing e ai sensi del Decreto lgs. 231.

 

CONCLUSIONI

La negoziazione elettronica rimane uno strumento performante in ogni contesto, tuttavia vi sono alcuni elementi o circostanze che possono limitarne fortemente l’efficacia o renderne impossibile l’applicazione. Alcuni esempi:

  • meccanismi di reciprocità legati ad altri beni/servizi;
  • accordi preferenziali con costruttori (a loro volta legati ad alcuni noleggiatori);
  • servizio di prossimità (ad es. importanti service point che garantiscono ottimi livelli di servizio);
  • elevati costi di uscita (è il caso di flotte importanti, singolo fornitore, con rapporto pluriennale e meccanismi funzionanti);
  • limitata propensione del vertice aziendale, accordi internazionali di fornitura.

L’analisi di GR ADVISORY fa emergere quanto sia fondamentale investire del tempo con chi può condividere un’esperienza reale nell’ambito delle aste elettroniche. Due le opzioni consigliate: una società che da anni utilizza questi strumenti oppure un fornitore di servizi di e-procurement. Cosa chiedere? L’illustrazione esaustiva e dettagliata dell’intero processo negoziale, i template utilizzati e la tempistica delle varie fasi. Indipendentemente dalla decisione finale, sarà un’occasione professionale stimolante che potrà offrire nuove spunti e nuove prospettive.