Il tema è stato affrontato per un cliente del settore logistica e distribuzione con una flotta totale di circa 300 auto, tra mezzi commerciali e in fringe benefit.
SITUAZIONE INIZIALE
Contesto aziendale:
- mezzi a noleggio lungo termine con contratti che prevedono durata di 48 mesi, chilometraggio totale di 120.000 km oppure 36 mesi, chilometraggio > 50.000 km/anno,
- car list prevede 4 segmenti di vetture alimentate esclusivamente con il diesel,
- recentemente l’azienda è stata interessata da una ristrutturazione societaria che ha generato conseguenti difficoltà nel processo di introduzione di nuove regole,
- contratti di noleggio sono sottoscritti con tre fornitori, uno di riferimento e due scelti valutando caso per caso,
- un’elevata frammentazione dei modelli e delle scadenze, e poche pratiche di processo, rendono particolarmente complesse ognuna delle attività di gestione della flotta. A questo si aggiunge una molteplicità di fuel card e, soprattutto, un trattamento economico diversificato frutto di acquisizioni di altre piccole società.
RICHIESTA
Il cliente ci ha incaricati di strutturare un percorso di riduzione del TCO. Abbiamo proposto una soluzione articolata in 3 fasi.
- Assessment
Predisposizione di una checklist personalizzata.
Sessione di workshop mirata alla raccolta di alcuni dati di costo e processo.
Macro indicazione del saving potenziale e macro aree di intervento. - Analisi & Diagnostico
Confronto con le best pratice.
Quantificazione del TCO attuale e saving potenziale in dettaglio.
Stima dei tempi di realizzazione. - Implementazione & Follow-up
Ridisegno componenti del servizio.
Interventi di revisione dei processi gestionali e delle procedure interne.
Assistenza in fase di negoziazione e contrattualizzazione.
Problemi affrontati
Abbiamo posto particolare attenzione all’analisi della flotta – ogni singolo veicolo è stato valutato e codificato – e alla ricostruzione degli aspetti quantitativi (percorrenze e consumi) e qualitativi (distribuzione delle assegnazioni per figure professionali, modalità di effettuazione dei rifornimenti).
Gli aspetti economici e contrattuali della flotta sono stati confrontati con le best practice di flotte aziendali importanti, mappate all’interno di FlottaSemplice®, il tool proprietario di GR ADVISORY.
La mappatura e l’analisi approfondita delle specifiche attività gestionali ha fatto emergere importanti criticità in aree quali i costi per il carburante, i parametri contrattuali, la reportistica.
Spicca inoltre un’elevata dispersione chilometrica: il 70% della flotta terminerà il contratto fuori dal perimetro di franchigia, con costi extra chilometraggio e gestione pneumatici di poco inferiori a 85mila euro/anno.
SOLUZIONI
L’analisi ha portato ad individuare tre aree di miglioramento: processi interni, rightsizing parco, area dei contratti.
Sono stati introdotti nuovi grade e una policy chiusa con modelli di auto limitati a 4 case automobilistiche e cilindrate non oltre 1.8cc.
Gli optional, prima sempre a carico del cliente, sono stati resi possibili solo su pagamento da parte del driver. Una volta definito l’ordine, al driver viene chiesto il pagamento tramite bonifico, questo – in una realtà in cui registriamo un turn over abbastanza alto – evita situazioni in cui, in caso di cessazione lavorativa prima della consegna dell’auto, la stessa sia poi di difficile riassegnazione così come difficile potrebbe rivelarsi il recupero del valore optional.
Fondamentale per tutte le soluzioni adottate sono stati il coinvolgimento dei driver e la predisposizione di un reporting chiaro sulle abitudini di guida.
Al termine della valutazione del progetto