Rivalutare le reali esigenze di chi richiede i servizi di mobilità

Ripartire dalla comprensione delle reali esigenze di mobilità in azienda è davvero importante. Le originarie risposte alla domanda di mobilità con il passare del tempo possono risultare obsolete: capita spesso di continuare ad acquistare o mettere a disposizione servizi che ad un’analisi più ponderata risultano inutili o sovradimensionati. Nello stesso momento alcune esigenze nuove o emergenti restano inascoltate.

Conoscendo in maniera approfondita diverse configurazioni e modelli di flotte (strumentali o fringe benefit, in proprietà o a noleggio, ecc.), sappiamo ascoltare, dare una visione organica e contemperare le specifiche esigenze dei driver e dei fleet manager.

Sappiamo attivare tempestivamente survey interne, desumere i reali comportamenti d’utilizzo dei mezzi mediante analisi di dettaglio delle basi dati raccolte in azienda o generate dalla telematica dei veicoli, proporre modelli e soluzioni alternative di gestione della flotta in uso presso società peer, ricalcolare il dimensionamento ottimale della flotta. Sappiamo attivare approcci di mobilità “integrata” che considerano congiuntamente funzioni di fleet management (parco auto), travel management (viaggi aziendali) e mobility management (razionalizzazione della mobilità aziendale e privata dei dipendenti), contestualizzando i potenziali vantaggi economici e di funzionalità che questa soluzione può offrire all’azienda.

Il nostro approccio considera anche tutte le sfaccettature della mobilità “sostenibile”, includendo le possibili forme di sharing e car pooling e le possibili integrazioni con le piattaforme di mobilità urbana.

Siamo poi anche molto pratici e sempre disponibili a metterci a fianco del Procurement, per contribuire alla stesura di RFQ e formalizzare requisiti funzionali/tecnici, del vendor e a dare supporto sia nella stesura dei capitolati, settando opportunamente livelli di servizio e penali, sia nella definizione delle griglie di valutazione tecnica. Sempre con grande attenzione alle esigenze specifiche e con grande rispetto del contesto organizzativo.

Rivedere i processi di gestione per migliorare le performance della flotta

Sappiamo mettere nella giusta prospettiva le risposte ai quesiti urgenti e le azioni che salvaguardano il raggiungimento degli obiettivi di lungo termine. Per far volare alto l’area del fleet management occorrono grande metodo e rigore, sensibilità ai numeri e disponibilità di un set di dati adeguati e affidabili. Da dove partire?

Nei nostri progetti effettuiamo sempre un assessment rigoroso che fotografa la situazione di partenza, mappando processi e regole operative. Analizziamo policy, car list, servizi assicurativi e sinistrosità effettiva della flotta, manutenzioni, acquisti di carburante e fuel card, modalità di acquisizione fatture e processi di rendicontazione, workflow di gestione multe, addebiti di fine renting, chilometraggi effettivi verso chilometraggi contrattuali, gestione degli pneumatici; monitoriamo scostamenti e devianze.  Non tralasciamo nessuna delle componenti di servizio che caratterizzano flotte a noleggio o flotte di proprietà. Effettuiamo con rigore e metodo una ricognizione critica di tutti gli aspetti economici e procedurali al fine di individuare ogni possibile azione concreta che possa ridurre il T.C.M. (Total Cost of Mobility) nel rispetto del livello di servizio e delle specificità aziendali.

Abbiamo la sensibilità per proporre, ove critico, l’unbundle dei servizi o per suggerire interventi mirati su car policy e car list in grado di soddisfare i driver e migliorare l’economicità. Siamo in grado di tarare e suggerire modelli collaborativi o competitivi nel sourcing con le società produttrici e/o con i fornitori, combinando le scelte in maniera coerente con le decisioni strategiche di business.

Per i progetti di respiro multinazionale, paneuropei e globali possiamo mettere in campo le risorse del network globale indipendente FleetCompetence, del quale siamo Partner e per il quale presidiamo il mercato italiano. Anche per le flotte best-in-class siamo in grado di attivare progetti di fine tuning che generano sempre valore.

Comprendere gli specifici trade off di acquisto verso noleggio

Lo diciamo subito: non esistono risposte semplici a problemi complessi; ogni azienda è un caso a sé stante. Per comprendere appieno vantaggi e svantaggi di acquistare o noleggiare una flotta di veicoli aziendali, applichiamo con rigore la nostra metodologia che prevede di:

• rendere comparabili tra loro servizi e livelli di servizio dei due scenari;

• recuperare e analizzare tutti i valori economici;

• considerare gli effetti finanziari e del tempo in relazione alle caratteristiche della società;

• effettuare un’analisi di rischio/sensitività;

• rilevare impatti organizzativi, volumi, flessibilità e tutti i possibili elementi “soft” che i due scenari portano con sé.

In particolare, nelle nostre analisi non tralasciamo mai di rappresentare nel vettore di scelta tutti quegli aspetti di gestione operativa fortemente impattanti, quali:

• i diversi profili di complessità/interrelazioni;

• la numerosità dei fornitori da gestire;

• il tipo di flussi amministrativi e di pagamento sottostanti;

• il coinvolgimento nella gestione dei driver;

• l’impatto delle percorrenze;

• il settaggio dei livelli di servizio;

• le diverse configurazioni di strutture interne/risorse/tempi;

• la dispersione dei veicoli;

• le sinistrosità;

• le possibili configurazioni di raccolta dati e controlling e tutto quanto impatta sull’immagine aziendale e sulla sicurezza;

• il benchmarking con le aziende più prossime o best-in-class.

Così facendo contribuiamo a definire una vera “soluzione su misura”.

Verificare vantaggi e opportunità di una flotta green

Se avete intenzione di attivare iniziative dedicate al miglioramento dell’ambiente nella gestione della vostra flotta aziendale noi possiamo affiancarvi. Sia che dobbiate ancora iniziare sia che ci stiate provando, noi possiamo aiutarvi a rispondere alla prime essenziali domande: cosa vuol dire essere green oggi per una flotta aziendale? “Moda” del green e conto economico sono conciliabili? Di quali agevolazioni pubbliche ci si può avvalere? Per quali percorrenze e utilizzi ha senso considerare l’elettrico o le motorizzazioni ibride? E quale tipo di ibrido considerare? Come rimuovere gli ostacoli culturali che in ambito corporate si frappongono ancora alle “auto pulite”? Quando può aver senso stipulare accordi dedicati con le multiutility del settore energetico? L’installazione delle colonnine di ricarica conviene? E le piattaforme di condivisione dei veicoli elettrici fanno sempre anch’esse parte necessariamente del processo di cambiamento? In quali casi ha senso considerare metano o GPL?

L’avvento della mobilità elettrica è una delle sfide più importanti del XXI secolo ma non si può improvvisare su questo percorso. Un aspetto chiave quando si parla di auto aziendali è la consapevolezza dell’offerta di modelli e dei dati di mercato e, tema non da poco, l’impatto dato dai valori residui del veicolo. Comprendere le strategie delle società noleggiatrici nella promozione delle auto e dei LCV elettrici e ibridi, individuare le motorizzazioni più efficienti, definire piani di dismissione graduali e plausibili per raggiungere obiettivi di riduzione di emissioni di CO2 sono alcuni dei passaggi rilevanti del percorso nel quale siamo in grado di accompagnarvi, verso una vera e sostenibile flotta “green”.

Condividere la flotta aziendale per creare valore ed efficienza

La presenza di veicoli aziendali, auto o VCL, non assegnati a un driver specifico ma a disposizione di un team, di una sede, di un’unità organizzativa possono diventare un’opportunità per l’azienda. Una nuova vita alle auto “in pool” o ai “flottini” è possibile ed auspicabile tramite il Corporate Car Sharing. Le nuove piattaforme di gestione consentono di mettere fine alle gestioni delle “chiavi chiuse nel cassetto”, “alle auto mai disponibili quando servono davvero” e “ai costi non a budget per esigenze impreviste”.

Siamo capaci di modellizzare le esigenze di condivisione e aiutare le aziende che vogliono rinnovare le logiche di gestione delle auto condivise tramite piattaforme aziendali di prenotazione e accesso keyless ai veicoli. Strutturiamo studi di fattibilità di dettaglio per considerare costi e valorizzare i benefici associati ai modelli più evoluti: riduzione del TCM (Total Cost of Mobility), maggiore soddisfazione dei dipendenti, snellimento amministrativo, riduzione delle emissioni, prossimità e flessibilità, potenziali «fonti di ricavo» da eventuale utilizzo privato o condivisione veicoli con aziende adiacenti. Sappiamo utilizzare approcci flessibili e metodologie adatte a progetti complessi, aggregando e creando networking tra i soggetti coinvolti, interni ed esterni, per dare risposte adeguate ad aziende realmente attente al conto economico ma anche alla sostenibilità del proprio modello di business.

Scegliere la soluzione software più adatta per la propria flotta

La ricerca di ottimizzazioni e saving, la riduzione di staff interno dedicato alle attività di supporto – fra cui la flotta -, la crescita di informazioni da aggregare, elaborare e archiviare (fatture nlt o da fornitori di mezzi e servizi, dati della fuel card, multe, rilevazioni chilometriche, ecc.) incentivano fortemente l’automazione. I vantaggi tradizionali del controlling applicato alla flotta (governo dei processi, misurazione, riduzione errori, pianificazione e analisi degli scostamenti, ottimizzazione costi) vengono amplificati grazie agli sviluppi tecnologici. L’integrazione con gli ERP aziendali, il caricamento automatico dati dei fornitori, la disponibilità di app per i driver possono far ottenere grandi risparmi e ritorni immediati sugli investimenti.

Ci affianchiamo alle aziende per valutare caso per caso il numero di veicoli a partire dal quale ha senso abbandonare il classico foglio excel per adottare un software di gestione dedicato. Dall’analisi del tipo di veicoli, dal loro utilizzo, dall’impatto sul business e sulle persone e dalla spesa complessiva annuale indirizziamo i nostri clienti verso le soluzioni più efficaci.

Seguiamo un percorso di analisi verso l’automazione articolato in 4 fasi.

1. Analizziamo la situazione attuale e i processi presidiati dalla funzione di fleet management, le connessioni interfunzionali e ciò che genera i dati accessori per la gestione della flotta.

2. Disegniamo lo scenario evolutivo, dettagliando nell’analisi funzionale le specifiche di dettaglio.

3. Identifichiamo quali software di mercato possano meglio rispondere alle esigenze (soluzione buy) o contribuiamo a rappresentare i requisiti utente per una procedura personalizzata (soluzione make).

4. Effettuiamo i test propedeutici alla messa in opera, la verifica di eventuali incongruenze e la relativa correzione, collaborando quindi al monitoraggio dell’efficienza e dei risparmi effettivi della soluzione prescelta (ottimizzazione).

Approfittare delle grandi potenzialità della telematica a bordo

Utilizzare la telematica significa poter entrare in possesso di un’enorme mole di dati utili per gestire più efficientemente la propria flotta e anche il proprio business: monitoraggio delle reali percorrenze e dei consumi di carburanti, geolocalizzazione per ottimizzare un percorso, per rispondere a una richiesta di assistenza, per gestire una missione; monitoraggio del mezzo e degli apparati associati; controllo della velocità e dello stile di guida; recupero del veicolo oggetto di furto; manutenzione preventiva/predittiva e molto altro. Ma il dato si trasforma in informazione solo attraverso un processo di analisi e comprensione dei fenomeni sottostanti.

Supportiamo le aziende che fanno un uso strumentale della propria flotta a comprendere vantaggi e approcci che la moderna tecnologia è oggi in grado di offrire grazie alle soluzioni MtM e all’applicazione dell’IoT alla mobilità. Mettiamo a disposizione delle aziende clienti la nostra conoscenza dei player del mercato della telematica suggerendo le soluzioni più adatte e performanti. Ci affianchiamo a chi vuole adottare la telematica per la propria flotta e necessita di supporto per affrontare i temi della privacy e della riservatezza dei dati dei driver, così come a chi necessita di verificare preventivamente con un business case dedicato i reali costi e ritorni dell’investimento in tecnologia.

Tutto questo con riferimento sia alle flotte in proprietà che in noleggio e tenendo conto quindi delle diverse esigenze. Per un percorso personalizzato e di successo che può partire dall’adozione di una semplice blackbox che massimizzi i benefici assicurativi fino ad arrivare ad una vera fleet business intelligence, capace di creare valore dalla grande quantità e qualità di dati generati dalla flotta.

Scegliere il modello di Fleet Administration più adatto

Per le aziende che hanno maturato la consapevolezza della complessità dei processi di gestione dell’auto aziendale e del potenziale aggravio di costi associato alle possibili inefficienze e rigidità delle strutture interne, offriamo servizi di Fleet Administration.

Siamo in grado di supportare le aziende con una vasta scelta di servizi, da quelli più labour intensive, ma fondamentali per l’assegnatario del mezzo (configurazione, ordine, consegna dell’auto e dei documenti), a quelli con una forte componente tecnologica, quali le piattaforme di analisi e reporting. Curiamo, nell’interesse dell’azienda cliente, le fatturazioni dei fornitori, l’allocazione puntuale ai centri di costo aziendali, la creazione di strumenti di monitoraggio dedicato e la consuntivazione di periodo. Siamo in grado di portare valore anche alle società che offrono servizi di noleggio, grazie a processi efficienti, trasparenti e veloci. La scelta sui processi da esternalizzare è sempre liberamente modulabile a seconda delle esigenze dell’azienda.

L’auto aziendale è una categoria complessa che sconta spesso l’incompletezza dei dati e una limitata possibilità di allocare la responsabilità delle varie voci di costo: con i nostri servizi di outsourcing il fleet manager può ridurre al minimo il tempo assorbito dalla gestione amministrativa e dei driver e concentrarsi sulla gestione strategica della flotta.